Zaměstnavatele v České republice čeká výrazná administrativní změna. Dosavadní benevolentní osmidenní lhůta pro nahlášení nového pracovníka České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ) končí. Podle nových pravidel bude nezbytné zaregistrovat každého tuzemského pracovníka ještě předtím, než fakticky začne vykonávat svou práci. Tato povinnost, která se dosud vztahovala výhradně na cizince, se tak nově dotkne kompletně všech zaměstnanců.
Dva způsoby, jak novou povinnost splnit
Aby stát firmám usnadnil přechod na přísnější režim, umožní jim vybrat si ze dvou odlišných postupů registrace. Zaměstnavatelé mohou zvolit variantu, která lépe vyhovuje jejich vnitřním procesům:
- Kompletní registrace jedním krokem — zaměstnavatel předloží veškeré požadované údaje v plném rozsahu ještě před zahájením výkonu práce zaměstnance.
- Dvoufázová předregistrace — flexibilnější model, kdy firma nejprve nahlásí pouze základní identifikační minimum a zbytek informací doplní dodatečně.
Pokud se rozhodnete pro dvoufázový model, můžete první část (tzv. částečné přihlášení) provést nejdříve 8 kalendářních dnů před plánovaným nástupem pracovníka. Zbývající data je pak nutné odeslat nejpozději do 8 kalendářních dnů od chvíle, kdy zaměstnanec do práce reálně nastoupil. Pro tyto účely spustila ČSSZ na svém ePortálu specializovanou online službu s názvem Předregistrace zaměstnance.
Pozor však na výjimky — možnost rozdělit registraci na dvě fáze se striktně netýká zahraničních pracovníků. U nich i nadále platí nekompromisní povinnost odevzdat kompletní sadu údajů hned napoprvé, a to rovněž před započetím práce.
Přísnější pravidla pro dohody a hrozba pokut
Nová legislativa myslí i na situace, kdy smluvní vztah nakonec vůbec nevznikne. Pokud pracovník do zaměstnání nenastoupí, musí zaměstnavatel registraci stornovat. Na provedení storna dává ČSSZ lhůtu 8 dnů od původně plánovaného dne nástupu.
Při nedodržení termínů hrozí citelné finanční postihy:
- Sankce až 20 000 Kč v případě, že zapomenete stornovat registraci u člověka, který do práce vůbec nenastoupil.
- Sankce až 20 000 Kč tehdy, pokud u dvoufázového hlášení nedoplníte zbývající údaje do 8 dnů od zahájení práce.
ČSSZ upřesnila, že pro zrušení plné registrace slouží formulář Registrace zaměstnance – Akce 8 (storno), zatímco u částečného přihlášení se využívá e-služba Předregistrace zaměstnance – Akce 2 (oznámení o nenastoupení).
Tato administrativní reforma se bezvýhradně dotkne všech typů pracovněprávních vztahů, včetně Dohod o provedení práce (DPP) a Dohod o pracovní činnosti (DPČ). To může zkomplikovat situaci zejména v období letních brigád. Zaměstnavatelé v sezónních provozech se budou muset připravit na výrazný nárůst papírování, protože u brigádníků dochází k náhlým změnám a rušení nástupů velmi často.