Podepisování pracovních smluv, dohod a interních dokumentů se stále častěji přesouvá z papíru do počítače nebo mobilu. Zákon to umožňuje, ale ne každý elektronický podpis má stejnou právní sílu — a špatně zvolená metoda může v případě sporu znamenat, že dokument nebude možné použít jako důkaz.
Tři úrovně elektronického podpisu podle eIDAS
Evropské nařízení eIDAS a navazující zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, rozlišují tři úrovně elektronického podpisu:
- Prostý elektronický podpis — jakýkoli elektronický údaj připojený k dokumentu, kterým podepisující osoba projevuje vůli (naskenovaný podpis, kliknutí na tlačítko „souhlasím", potvrzení v aplikaci).
- Zaručený elektronický podpis — musí být jednoznačně spojen s podepisující osobou, umožňovat její identifikaci, být vytvořen prostředky, které má osoba pod svou výhradní kontrolou, a být propojen s podepsanými daty tak, aby šla rozpoznat jakákoli dodatečná změna.
- Kvalifikovaný elektronický podpis — zaručený podpis navíc založený na kvalifikovaném certifikátu a vytvořený kvalifikovaným prostředkem pro vytváření podpisů. Jediná forma, která je ze zákona plně rovnocenná vlastnoručnímu podpisu ve všech situacích.
Co konkrétně říká zákoník práce (§ 334–336 ZP)
Zákoník práce umožňuje uzavírat, měnit i ukončovat pracovní smlouvu, dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti elektronicky. Podmínkou je, že o to zaměstnanec požádá a je mu poskytnuta kopie podepsaného dokumentu. Pokud k podpisu dojde mimo prostory zaměstnavatele a bez přítomnosti zaměstnavatele, má zaměstnanec navíc právo od smlouvy do 15 dnů odstoupit — na tuto lhůtu je potřeba ho písemně upozornit.
Zákon přitom nestanovuje, že by muselo jít vždy o kvalifikovaný podpis. Volba úrovně podpisu záleží na tom, o jaký dokument jde a jak velké riziko sporu s sebou nese.
Kdy stačí prostý podpis a kdy je potřeba víc
V praxi má smysl rozlišovat dokumenty podle rizika:
- Nízké riziko — seznámení s vnitřním předpisem, potvrzení školení, žádost o dovolenou, benefitní formuláře. Zde plně postačí prostý elektronický podpis nebo potvrzení v aplikaci.
- Střední riziko — pracovní smlouva, DPP, DPČ, dohoda o skončení pracovního poměru. Doporučuje se zaručený elektronický podpis s ověřením totožnosti podepisující osoby (např. přes SMS kód na ověřené telefonní číslo), aby dokument obstál i při pozdějším sporu.
- Vysoké riziko / zákonná povinnost kvalifikovaného podpisu — dokumenty určené pro orgány veřejné moci nebo situace, kde jiný právní předpis kvalifikovaný podpis vyžaduje. Zde je nutné použít kvalifikovaný elektronický podpis založený na certifikátu od kvalifikovaného poskytovatele.
Jak to řeší HR software: příklad Staffelo
HR platforma Staffelo nabízí pro podepisování smluv a dohod tři způsoby, které pokrývají většinu běžných HR situací:
- Podpis přes SMS ověřovací kód — zaměstnanec obdrží odkaz k podpisu a potvrdí ho kódem zaslaným na své telefonní číslo. Díky ověření totožnosti přes samostatný kanál jde o formu s vyšší důkazní hodnotou, vhodnou pro pracovní smlouvy a dohody.
- Podpis přes e-mailový odkaz — jednodušší varianta bez SMS ověření, vhodná pro interní dokumenty a potvrzení s nižším rizikem sporu.
- Šifrované úložiště podepsaných dokumentů (AES-256) — každý podepsaný dokument je uložen šifrovaně, což chrání jeho integritu a slouží jako doklad o tom, že se s obsahem po podpisu nemanipulovalo. Pro případy, kdy zákon vyžaduje kvalifikovaný elektronický podpis, lze navíc integrovat externí kvalifikované podpisové služby.
Doporučení pro HR praxi
Než zvolíte způsob podpisu, položte si tři otázky: Jak velké je riziko sporu o obsah dokumentu? Vyžaduje jiný zákon konkrétní úroveň podpisu? A umí systém, který používáte, doložit, kdo, kdy a jak dokument podepsal? Pro naprostou většinu pracovněprávních dokumentů — smlouvy, dohody, jejich změny i ukončení — je kombinace ověření přes SMS kód a šifrovaného uložení dostatečná a zároveň výrazně rychlejší než papírové podepisování.